実参加者：soratomoさん，ぽんさん，eijiさん，ききさん，ひらめさん，ぼろちゃんさん，ケイさん，keyさん，あむざさん
くろやんさん，よし玉さん，トヨさん，hanaさん，やすぽんさん，tomokoさん，ちかさん，やま（順不同）
その他の方には「白紙委任」として実参加者に決議事項の決定を委ねるカタチをとった。
総会前に
●メンバー同士で初顔合わせになる方もいらっしゃったので、まずは自己紹介。
●前日のミーティングに参加できなかったtomokoさん、ちかさんに活動についての感想を述べてもらった。
・仕事や用事と重なって参加できないときもあるけれど、参加したときは楽しく過ごせている。
総会開会宣言（by 会長）
●総会開会を宣言
●議事内容を確認 ⇒ ホームページ上に掲載されているような３回のミーティングの内容を踏まえて、議事内容が決定されたことを再確認。
議題突入
(1)来年の目的、方向性の表明
会長（soratomo）より今期「空友の会」の目的・方針（方向性）発表。
(2)会則について
以下、総会議事内で追加が決定した事（ほぼ全て会長の手により、改訂済みです。是非ご一読を）
- 禁止事項追記：
全ての活動において、善意でも他の会員への宗教勧誘などは原則禁止とする。 - 入会・退会に休会を追加：
休会とは、本人の体調,都合により、その年度の活動に参加出来ない場合は，休会を申し込み，休会することが出来る。（負担金は一切生じない）保険料の締切日までの振込みの有無をもって休会とみなすことにしようということに。 - 会則改定について：
会則の変更については総会での決定によってのみ可能である。会則改定必要時の改訂方法，検討などについて追記
(3)組織
- 会長：soratomo
- 副会長：ぽんさん、やまさん
- 会計：ひらめさん
- 会計補佐：ｋｅｙさん
(4)保険
保険に加入する目的・意味→
「 まきぞえ事故や賠償の場合などを考慮し、万が一の場合にもお互いが責任をもって安心して行動できるよう、会として適切な保険に加入しよう。」
- 傷害保険については会に入会する上で、前提条件とする。
- 基本はスポーツ安全協会の保険の加入区分Cに加入。年度初めの毎年４月1日〜翌年３月末日までが保障期間であり、年度途中の加入であっても3月末までの保障となる。⇒ '04/1月〜'04/３月末までの活動については、希望者のみとした。
※ 2月からの保険でも2〜3月の補償だけとなるが、保険金￥1500が掛かる。 ハイキングコースレベルであれば、スノーシュー、軽アイゼン使用でも補償される - スポーツ安全協会の保険制度は「会」として活動時のみの有効な保険である為、その他様々な活動を行う方、及び個人的に入る方等には、その他の保険会社を紹介し個人で手続きしてもらう。その後に加入したことを明らかにした書面を会長あて提出することを必要とすることに。
- 4月より補償開始となる為，2月〜3月頃の数週間を入金設定週として、会員(希望者）は，会長が指定する口座に保険金1500円を入金するものとする。
- 空友の会としての運営口座として郵便局の口座開設（soratomo会長名義）
- メンバー登録をしていない見学者などの方々については参加申し込みの時点で、事前にわかるように１回掛け捨ての保険を必ず紹介することとした。但し、加入を強制とはせず自発的に加入してもらうように本会の保険に対する考え方を詳しく載せる。
- メンバーの保険料払込については、事前にホームページで振り込み期間を告知し、前払いが鉄則。会計担当者による立替払いは一切しないこととする。
(5)参加費（←会費より変更）
- \300／企画参加後毎に、参加者全員より会計(不在時は会長，副会長）が集金。
- 初参加の方も含めて全員集金とする。（HPに告知）
初参加や見学者の方々から会費をいただいてもいいものなのか？という意見があったが⇒用途について理解していただくことにしよう。ということになった。 - 会費使用の決裁権限は？→半年後の第２回総会まではＨＰ維持費とミーティング時の資料コピーなどの事務手数料のみの使用とし、集金だけしていく。（ＨＰ維持費とは・・・会長のHP維持費として\3700/月のうち、\2000/月を会費より負担とする）
- 先の予定用途は、優先順位の高いものから下記のとおり：このサークルのカオでありコミュニケーションの場でもあるホームページ維持・管理費用@\2,000/月、事務経費（保険料などで振り込み手数料がかかった場合や、郵便料金、ミーティングの際の資料コピー代金など）、ミーティングの際の会議室費用、サークル備品（なべ、旗など）
(6)その他、総会外、ミーティングで検討した事項
- 活動時の割り勘後の余剰金について
- 会として活動した際の宿泊費等で割り勘の結果、余剰金が出た際は会の補助金として会計がまとめ、口座に入金する。
但し、ハイキング企画後の飲み会は空友会としての活動では無い為，除外とする。 - 個人情報についての取り扱い
- 個人情報は会長が全内容掌握とする
- ハイキング企画者は，参加者各員のＨＮ(ハンドルネーム)と携帯番号（もしくは携帯メールアドレス）は会長より知らされるものとする。
（会長不参加時の連絡用として・・・） - 会計は保険処理の為、会員の名簿，性別，年齢迄は知るものとする。
※ハイキング企画者，及び会計員が知る事については，HPで了承頂くよう告知
- 総会の招集は、会員自身が必要と認識した際に会長にメールなどで連絡・要請することによって可能である。
- 会則の入会・退会項目において、本人志望の場合は明文化せず臨機応変に対応することに。
閉会宣言（by会長）
以上。
このあと12:00前後から昼食、その後ロビーにて年間計画につながる ”行きたいところどぉこだぁ？”的なおしゃべりをする。
最後は、YMCA六項研修センター前にて集合写真撮影し、年末の挨拶をして解散！
議事録作成者： ぽんさん、やまさん ＼(__ )