第二回総会　議事録

６．承認、決議、課題事項
　　承認された決議、及び課題事項について記載します。
　　決議については会則より、参加者の拍手による多数決を持って承認としました。
　　詳細は８.議事内容を参照願います。

　　(1)会計報告、今後の会計について
　　　○決定事項
　　　　・次回総会より、領収書も閲覧可能なようにまとめる
　　　　・「空友の会」通帳入出金の記録は閲覧可能とする
　　　　　（保険の入金者名が出るが、HN←誰かの特定は出来ない為、問題なしと考える）
　 　　 ・会長へのHP運営補助金の確認（\2,000/月)は会長の通帳が必要だが、会長のプライバシーの公開となる為、
　　　　　本人の自己申告とし会員は閲覧を遠慮頂くものとする
　　　　・保険入会確認についても、申し込み書が控であり各会員の個人情報が分かってしまう為、総会前に監査（keyさん）
　　　　　確認の上、一筆＆サインを記入し、会員はそれを確認し承認とする
　　　　
　　　　・会計報告詳細はこちらを参照

　　(2)保険の管理、入会時の義務について
　　　○決議事項
　　　　(1)保険入会の確認、連絡、処理等は会計（ひらめさん）が一元管理する
　　　　(2)2回目以降の参加者(会員)が保険未加入の場合、参加をお断りする（会長名の定型文送付：会計代行）
　　 　(3)HP上に、空友リストとは別に、会員全員の保険加入状況についての一覧リストを公開する　
　　　○課題
　　　　(1)初参加（見学者）も保険入会を義務づける？→500円掛け捨ての保険について詳細な調査要
　　　※この掛け捨てはアイゼン使用時補償不可となる為、冬期の初見学ではこの保険に加入しても不適用の場合あり

　　(3)仕事の分担に伴う個人情報管理について
　　　○決議事項
　　　　(1)個人情報の管理は『会長のみ』から『役員』（現在は会長、副会長、会計、監査）と変更する
　　　　(2)会員登録時、見学登録時に、個人が特定できる情報を記入をしてもらう
　　　　　（氏名、住所、電話(緊急時連絡先)、電話(携帯or企画当日などの連絡先)、血液型、メールアドレス、性別、生年月日）　
　　　○課題
　　　　　(1)企画参加登録時、自動返信メールにて役員の携帯番号を明記する
　　　　　　（役員勢での相談にて：soratomoさん、keyさん、ひらめさん、やま、＋αの5人程度とする）


　　(4)定例会開催について
　　　○決議事項
　　　　　(1)何らかのテーマを決めて、テスト運用する
　　　○課題
　　　　　(1)場所の問題→・喫茶店などではかなりの定員制限をしないといけない
　 　　　　　　・公共施設の情報提供を依頼する(アクセス、経費、利用可能時間、予約期限、定員etc)

７．その他に出た意見、議事など
　　以下はテスト運用はするかもしれませんが、決定事項ではありません。
　　　・ハイキングが雨天中止時、別に何か企画を考えておけば面白いのでは。
　　　・ハイキング企画で無断ドタキャンする人達は何を考えているか分からない。
　　　　→保険加入の義務化や、個人情報記載によりなくなるのでは。
　　　・ハイキング企画時、遅刻をいつまで待つか
　　　　→企画詳細ページでいつまで待つという限界待機時間を書いてしまえば。
　　　・保険の確認はコピーではなく、口頭申告でもいいのでは？
　　　　→口頭では有効期限,補償の有効性で勘違いも有り得る為、証券で最低限の確認はしたい
　　　・スポーツ安全保険の有効は？
　　　　→申し込みから有効となる時期についてはこちらを参照 (Excel File)
　　　　　空友企画、及び空友企画の下見等に限り有効（個人の意志で行う岩,沢やその他スポーツは未補償）
　　　　　補償、掛け金の詳細はスポーツ安全協会へ
　　　・会として連絡用のプリケー（カード式使い切り携帯)を持つのはどうか？
　　　　→カードの有効期限内に使い切れるか。
　　　　　企画毎の受け渡しはどうするか。
　　　　　以上の課題がある為、とりあえず従来通り個人の携帯で行う

８．議事内容
　　以下、議事内で話し合いに挙がった内容を記載する。
　　今後の検討課題についてはミーティング、臨時総会などで検討、決定する。

　　 ○保険について
　　　(1)保険入会の確認、連絡、処理等は会計（ひらめさん）が一元管理する
　　　　　　現状：二人が別々の管理を行っていた。
　　　　　　　　　・スポーツ安全保険について受付、申し込みなどの事務処理は会計(ひらめさん）
　　　　　　　　　・その他の一般山岳保険の証券確認は会長
　 　　　 　問題：・誰が一般山岳保険に入っているか確認が取れない
　　　　　　　　　・現在、空友会員に保険未加入の人がいる
　　　　　　　　　　→どうして保険に入っていないのか、ひらめさんから会員に確認できない
　　　　 今後の方針：ひらめさんが一元管理し、入会依頼のフォローなどしてもらう


　　　 (2)2回目以降の参加者(会員)が保険未加入の場合、参加をお断りする
　　　　　　問題：・現会員に保険未加入の人がいる
　　　　　　　　※保険加入が入会の義務となっている事を認識していない人が多い(HPにあるが分かり難い?）
　　　　　　　　　・保険に入っていない場合、加害,被害事故に遭った際、補償できない
　　　　　　　　　　　（結果的に、会の存続に関わる）
　　　　　　　　　・当初は十人程度だったが、今は数十人という規模になっており何があるか分からない
　　　　　今後の方針：保険未加入の方は参加をお断りする。
　　　　　　　　　　（保険未加入の方には、ひらめさんより連絡してもらい、予め保険に加入してもらう）


　　　 (3)HP上に（空友リストとは別に）会員全員の保険加入状況についてのリストを公開する　　
　　　　　　問題：保険加入が入会の義務となっている事を認識していない人が多い
　　　　　今後の方針：自己責任の認識アップなどの為にも、分かり易くする為にリストを作成、
　　　　　　　　　　　会員は誰でも閲覧できるようにしておく

　　　(4)初参加の方にも保険入会を義務づける？（課題）　現在は推奨のみ
　　　　　　現状：見学者は保険加入を義務としていない
　　　　　　問題：・人の増加に伴い、危険も増える。
　　　　　　　　　・見学者が万一事故を起こした際、補償が出来ない
　　　　　※誓約書（事故を起こしても会に迷惑をかけない）にサインしてもらっても無効になる可能性が高い
　　　　　※初参加で推奨保険加入\1500＋参加費\300の合計を支出というのは、参加の垣根となる可能性が高い
　　　　　※のんびりレベルが高くても、危険レベルは変わらない（あくまでも『のんびり』）
　　　　　今後の課題：\500のネット掛け捨て保険の詳細の確認が必要
　　　　　　　　　　→十分な補償があると判断できた場合、会として初参加の人に事情を連絡し加入を依頼
　　　　　　　　　（但し、会としてはスポーツ安全保険が主であって、あくまでも個人加入というのを明確に）
　　　　　　　　　　→保険加入証（おそらくメール）を会に転送してもらい、保険加入済みの証とする
　　　　　　　　　　→賛同できない方、未加入の方は企画の参加をお断りする
　　　　　　　　　　→掛捨て保険はアイゼン使用のハイキングは補償できない為、冬季の見学登録では使えない


　　 ○仕事の分担、個人情報について
　　　(1)個人情報の管理は『会長のみ』から『役員全員』と変更する
　　　　　　現状：・HP運営、参加者への連絡、管理などすべて会長が行っている
　　　　　　　　 ・会長が個人情報を全て管理している
　　　　　　問題：・会長の負荷が高すぎて、手が回らない
　　　　　　　　　・ハイキング中、参加者の中で不慮の事故が発生した際、会長が不在,連絡不通、あるいは
　　　　　　　　　　会長自身が含まれる事故が遭った場合、その会員がどこの誰か全く分からない
　　　　　　　　　・人数増加に伴い、所轄警察への登山計画書提出などを検討しているが、副会長に依頼したい
　　　　　　　　　　（会長希望）
　　　　　　　　　・企画の参加者への連絡などの事務処理、パーティ検討なども依頼したい
　　　　　　　　　　（会長希望）
　　　　　今後の方針：役員も個人情報管理者とし、企画立案時の事務処理、非常時の連絡などの処理を行う


　　　(2)企画申し込み時に個人が特定できる項目の記入を義務づける（見学者も）
　　　　　　現状：・初参加の場合はHNのみでも参加でき、個人を特定できる情報を書く事を義務づけていない
　　　　　　　　　・会員でも記入自由など、不十分な箇所がある
　　　　　　問題：・登山計画書を出す為には、個人を特定できる正しいデータが必要
　　　　　　　　　（例：本名、住所、連絡先(非常時＆携帯）、生年月日、血液型など）
　　　　　　　　　・企画で参加者が来ない時、連絡が取れず遅刻かキャンセルかの判断もできない為、
　　　　　　　　　　無駄に時間が過ぎてしまう
　　　　　　　　　・ドタキャン＆連絡不通は本人の参加に対する意識が低い可能性があり、その対策と
　　　　　　　　　　しても有効
　　　　　今後の方針：「1.会の活動のみに限定してしか使用しない」,「2.厳重に管理する」という内容を提示し
　　　　　承認していただいた上で、個人を特定できるデータを記入してもらう


　　　 (3)企画参加登録時、自動返信メールにて役員の携帯番号を表記する
　　　　　　現状：会員,見学者へは会長の携帯番号は通知するが会長が来れない,または連絡不可の場合、
　　　　　　　　　企画者へ連絡を取る術が無い
　　　　
　　　　　今後の課題：会長を含む現役員の5人が全員来れないという企画は考えにくい
　　　　　　　　　　　また役員が会員情報を管理する以上は責任もあり、参加者へ返信されるメールに
　　　　　　　　　　　役員の連絡先を表記する。（役員内で要相談とする）


　 ○定例会開催について
　　　(1)何らかのテーマを決めて、堅苦しさをなくした状態でテスト運用する
　　　　　　現状：・ネット上やハイキング企画中では、聞けない事＆言えない事がある
　　　　　　　　　・初参加（企画未参加者）の方も気軽に参加できる親睦会の場が少ない
　　　　　　問題：・『お酒の場』という定例会をすると、お酒を飲めない人が来ない
　　　　　　　　　・お酒を呑むと話し合いにならない
　　　　　　　　　・定例会という名の堅苦しい形にすると参加に抵抗が生まれる
　　　　　　　　　・テーマを決めないと、だらだらになるのでは。
　　　　　　　　　・会議室などの場所、及び利用経費はどうするか？
　　　　今後の方針：・『どこどこの山についての企画立案検討』や『山行きグッズ購入についての
　　　　　　　　　　　アドバイス会』など、その時毎に予め何かテーマを決めて開催する
　　　　　　　　　　・参加は自由参加とし、会員,初参加を問わない
　　　　　　　　　　・宴会は話し合い後の希望者のみ参加のイベントとする
　　　　　　　　　　・施設は出来るだけ安価の場所で開催し、利用費は参加者での頭割りとする
　　　　　　　　　　　（会費での運営はまだ難しい）　　
　　　　　　課題：・場所について、情報提供をお願いする(アクセス,利用可能時間,料金,予約期限,利用人数etc)
　　　　　　　　　・喫茶店などでの開催も考える

９．現役員について
　　以下、5名が現役員である。
　　 会　長：soratomoさん
　　 副会長：ぽんさん、やま
　　　会　計：ひらめさん
　　　監　査：keyさん
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

議事作成者：やまさん、ぽんさん